Lắng nghe - Một nghệ thuật trong giao tiếp

Một trong những điều làm nên giá trị thành công của cuộc sống là biết lắng nghe. Lắng nghe là một yếu tố kì diệu giúp con người tạo dựng được những mối quan hệ bền lâu và hạnh phúc. Lắng nghe có nghĩa là làm thế nào chúng ta có thể tìm ra mã số, sở thích, mong muốn, nhu cầu của người khác. Có nghĩa là làm thế nào chúng ta học được cách truyền tải thông điệp của mình với người đối diện. Trong tất cả các kĩ năng mang lại cho bạn nhiều lợi ích nhất tôi tin chắc đó là kĩ năng lắng nghe.

Biết lắng nghe không đơn giản là chỉ nhìn vào ai đó và gật đầu đồng ý. Nếu bạn biết lắng nghe, bạn sẽ luôn biết người khác đang nghĩ gì và họ đang mong muốn ở bạn điều gì, bạn phải nhận thức được điều gì người ta đang nói tới và thể hiện cho người ấy biết rằng bạn hiểu họ.

Biết cách lắng nghe không những giúp bạn nắm rõ nội dung thông tin của cuộc đối thoại mà còn thể hiện thái độ tôn trọng với người đang nói.

1. Toàn tâm toàn ý chú ý đến họ. Hãy làm cho họ cảm thấy rằng, đối với bạn, trong lúc này họ là người quan trọng nhất trên thế giới. Đừng mất tập trung bởi những thứ xung quanh mà bạn hãy ngừng nói và tập trung vào họ.

2. Nhìn thẳng vào mặt họ khi họ đang nói. Nghiêng người về phía trước để cho họ thấy sự quan tâm và thích thú. Hãy lắng nghe một cách bình tĩnh như bạn thường làm vào bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu.

3. Thể hiện sự quan tâm đến họ. Bạn không cần phải nói gì. Đừng ngắt lời mà hãy lắng nghe cho kĩ những điểm chính.

4. Duy trì cuộc nói chuyện bằng cách đặt câu hỏi. Tìm kiếm từ họ nhiều thông tin hơn bằng cách nhắc lại một số câu họ đã nói.

5. Sử dụng sự im lặng để khuyến khích họ nói. Bạn biết rằng "im lặng là vàng". Im lặng sẽ khuyến khích đối phương của bạn nói về bản thân họ và nói ra những thực tế có thể giúp bạn trong quá trình thuyết phục. Việc ngưng lại và im lặng thể hiện rằng bạn quan tâm đến khán giả và nhờ đó, kích thích sự quan tâm của người đối diện với cuộc nói chuyện.

6. Dừng lại trước khi trả lời hoặc tiếp tục. Đợi từ ba đến năm giây và trả lời một cách thấu đáo. Đừng trả lời ngay, ngay cả khi bạn biết câu trả lời. Việc bạn dừng lại làm cho người khác thấy rằng những gì họ đang nói là rất có giá trị đối với bạn.

Biết cách lắng nghe sẽ mang đến cho bạn những lợi ích sau:

·        Nắm rõ nội dung thông tin qua đó nhận ra trách nhiệm vai trò của mình trong vấn đề đang thảo luận.

·        Xây dựng mối quan hệ thân thiện với mọi người.

·        Thể hiện sự quan tâm, tôn trọng.

·        Đồng cảm với những khó khăn của người nói.

·        Hiểu và đưa ra những câu trả lời hoặc ý kiến tư vấn hợp lý.

·        Nhận ra những ẩn ý của người nói.

Làm thế nào để lắng nghe tốt?

Đôi khi bạn vẫn có thể lắng nghe trong lúc mắt đang lảng vảng ở những nơi khác. Tuy nhiên, biểu hiện này chỉ phá hỏng mối quan hệ tốt đẹp và biến bạn thành một người kém giao tiếp trong mắt đồng nghiệp, cấp trên hay khách hàng...Vì thế, để lắng nghe tốt, bạn nên lưu ý những lời khuyên sau đây:

·        Giao tiếp bằng mắt, nhìn thẳng vào mắt người nói: Đây là cử chỉ thể hiện sự tôn trọng họ.

·        Không nên cắt ngang hoặc cướp lời người nói.

·        Ngồi yên lắng nghe.

·        Gật đầu khi đồng ý.

·        Hoàn toàn chú tâm vào câu chuyện, vấn đề đang nghe.

·        Lặp lại thông tin và đặt những câu hỏi thể hiện sự quan tâm của bạn khi người nói đã trình bày xong.

Một người biết lắng nghe là khi người ấy chú tâm vào vấn đề đang được nghe, dù đó là chuyện quan trọng hay không. Hãy thể hiện sự quan tâm không chỉ bằng lời nói mà còn bằng điệu bộ và cử chỉ.

Những biểu hiện phá hoại kĩ năng lắng nghe

Thận trọng với những điều sau, chúng có thể tác động xấu đến kĩ năng lắng nghe của bạn:

·        Có định kiến hoặc cố chấp không đồng tình với lí lẽ của người nói.

·        Ngôn ngữ và cử chỉ không phù hợp.

·        Gây ồn ào.

·        Trạng thái tình cảm quá mức bình thường như: Lo lắng, khiếp sợ, giận dữ...

·        Tỏ ra không nhiệt tình.

Giao tiếp không chỉ đơn giản là biết cách nói. Giao tiếp tốt đòi hỏi cả 2 kĩ năng: nói và lắng nghe. Lắng nghe và biết cách lắng nghe sẽ giúp bạn có thêm lợi thế và giành thêm thiện cảm của đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng...

Ngoài ra, biết lắng nghe còn giúp chúng ta tạo dựng được những mối quan hệ cá nhân, hạnh phúc bền lâu và đôi khi đem lại cho chúng ta những thành công trong kinh doanh.

Kỹ năng sử dụng điện thoại trong giao tiếp

Ngày nay , kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt động hàng ngày hay trong công việc kinh doanh. Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực giao tiếp mà chúng ta ít khi để ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại.

Lợi ích lớn nhất và dễ thấy nhất của việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển thông điệp một cách nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách liên hệ trước , nắm bắt thông tin bằng cách gọi điện thoại là những gì mà điện thoại mang lại cho bạn. Ngoài ra, nếu biết cách sử dụng phương tiện này, chúng ta có thể gây được ấn tượng tốt đẹp với người khác, tạo ra sự hài lòng và tình cảm gắn bó nơi đối tác.

Quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác. Thế nhưng có rất nhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hóa chung.Và người khác hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội dung cuộc gọi trong 1 phút, mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì. Vì thế, kỹ năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không nên bỏ qua.

Dưới đây là một vài lưu ý cơ bản cho bạn để tự tin hơn khi thực hiện một cuộc gọi.

Nếu bạn là người gọi điện thoại, bạn nên

- Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện. Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi. Mọi người thường có xu hướng đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại.

- Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh gọi cho người khác trước 6h sáng và sau 10h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải là lúc thích hợp để bạn bắt đầu trình bày một vấn đề với ai đó. Khi nói chuyện với người khác, việc tìm một không gian yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không thể duy trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung.

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng. Những thông tin như số liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng. Đừng bắt khách hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa để đính chính.

- Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng trước mặt người nghe, và sử dụng hết khả năng biểu cảm để thể hiện thành ý của mình. Việc hình dung họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gây cảm xúc bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình.

Nếu bạn là người nghe điện thoại, bạn nên

Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo được thiện cảm cho người nghe. Thông thường, chúng ta có thể nói “Đây là.... xin kính chào quí khách” hoặc “ Tôi là…. Xin chào bạn…”

Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại. Điều này giúp người gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.

Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác. Điếu này giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi. Việc lắng nghe và tỏ ra mình đang lắng nghe là

một phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp. Bạn có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi : dạ, vâng...

Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng. Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là cần thiết phải kiểm tra lại. Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm

thấy cần.

Xin lỗi và thương lượng khéo léo nếu bạn cần chấm dứt cuộc trò chuyện để giải quyết một công việc khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại ngay khi có thể , tùy vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo và tế nhị nhé.