a.       Tính chính xác, rõ ràng.

Đây là một đặc điểm quan trọng trong văn bản hành chính . chính xác trong cách dùng từ đặt câu phải đi đôi với tính minh bạch trong kết cấu văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung, chỉ cho phép một cách hiểu, không hiểu lầm, câu cí phải ngắn gọn không rườm rà.

b.      Tính khuân mẫu- lịch sự: là tính quy định trung về cách trình bày văn bản áp dụng cho tất cả các văn bản hành chính. Sự tuân thủ theo những khuân mẫu nhất định lại có tác động đến tính chuẩn mực của văn bản ở cả hình thức và nội dung.

Một văn bản hành chính bắt buộc được soạn thảo và được chứng thực theo đúng hình thức quy phạm, theo đúng mẫu nhất định. Các từ ngữ được dùng trong văn bản phải lịch sự lễ độ.

c.       Tính nghiêm túc khách quan.

Từ ngữ trong văn bản hành chính bao giờ cũng phải mang tính khách qua, không chứa đựng cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân. Tính khách quan, nghiêm túc được coi như dấu hiệu đặc biệt của văn bản. tuy nhiên tùy loại văn bản mà đôi khi dấu ấn cá nhân cũng xuất hiện nhưng trong một chừng mực nhất định.