Cần chú ý những tác dụng của sdc: làm cho người viết diễn đạt được chính xác, người đọc cũng tiếp thu được nhanh chóng và tăng cường tính thể chế, kỷ cương của văn bản.

Một số lưu ý:

- sử dụng câu tường thuật, cầu khiến, câu đơn hai thành phần với trật tự thuận. không sử dụng lời nói trực tiếp, những câu có ý đưa đẩy, rào đón. Không sử dụng câu nghi vấn, câu cảm thán và càng không được sử dụng dấu… và vv.. để tránh hiểu lầm về nội dung và tránh bị bắt bẻ.

- văn bản hành chính nói chung có nhiệm vụ diễn đạt sự xác nhận, khẳng định và trách nhiệm thực hiện. do đó nó được dùng nhiều câu phức dài với thành phần đồng chức các câu có ý nghĩa sai khiến với các từ ngữ đòi hỏi về hiệu lực công việc như: cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm chỉnh… các từ có tích chất nghiêm cấm: không được, loại trừ, bãi bỏ…

- sử dụng hệ thống các số  la mã, các số tự nhiên và các chữ cái để phân chia bằng cách xuống dòng và viết hoa các bộ phần của một đoạn dài phức tạp mà nội dung ý nghĩa vẫn minh bạch.

- dùng câu chủ động và câu khẳng dịnh trong văn bản cấp trên gửi cho cấp dưới nhằm xác nhận, nhấn mạnh một mệnh lệnh, một sự kiện nào đó được rõ ràng, dứt khoát nhưng vẫn đảm bảo tính mềm dẻo.

- dùng câu phủ định trong trường hợp nhấn mạnh một yêu cầu không thể bỏ qua trong quá trình giải quết công việc.

- trong ngữ pháp câu cần sắp xếp các thành phần câu sao cho đúng vị trí, hợp lý cũng tạo hiệu quả không nhỏ làm cho câu thêm rõ nghĩa mạch lạc.