CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

Các phương pháp tác động lên con người

oCác phương pháp giáo dục

oCác phương pháp hành chính

oCác phương pháp kinh tế

* Các phương pháp giáo dục

Các phương pháp giáo dục là các cách tác động vào nhận thức và tình cảm của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao động của họ trong công việc thực hiện nhiệm vụ.

Các phương pháp giáo dục có ý nghĩa to lớn trong quản trị kinh doanh vì đối tượng cuả quản trị là con người - một thực thể năng động, tổng hoà nhiều mối quan hệ. Tác động vào con người không chỉ có hành chính, kinh tế, mà còn tác động tinh thần, tâm lý – xã hội v.v...

Các phương pháp giáo dục dựa trên cơ sở vận dụng các quy luật tâm lý. Đặc trưng các phương pháp này là tính thuyết phục, tức là làm cho người lao động phân biết phải - trái, đúng - sai, lợi - hại, đẹp - xấu, thiện - ác, từ đó nâng cao tính tự giác làm việc và sự gắn bó với doanh nghiệp.

Các phương pháp giáo dục thường được sử dụng kết hợp với các phương pháp khác một cách uyển chuyển, linh hoạt, vừa nhẹ nhàng vừa sâu sát đến từng người lao động, có tác động giáo dục rộng rãi trong doanh nghiệp, đây là một trong những bí quyết thành công của các xí nghiệp từ bản Nhật hiện nay (học thuyết Y, học thuyết Z).

Ưu điểm:

- Bền vững.

- Không gây sức ép tâm lý cho đối tượng, trái lại đói tượng cảm thấy được quan tâm nên sẽ tạo ra được sự phấn khởi, hăng hái, không khí làm việc sôi nổi, đôi khi mang lại những kết quả vượt xa sự mong đợi.

Nhược điểm:

- Tác động chậm, cầu kỳ, không đảm bảo thực hiện chắc chắn, nên khi sử dụng vẫn cần phải có kết hợp đi kèm các phương pháp khác.

- Phương pháp này yêu cầu cho người quản lý phải là người có đủ uy tín, có điều kiện và có thời gian quan tâm chăm sóc, động viên cấp dưới.

Vận dụng

Tuyên truyền, phân tích để mọi người cùng biết những khó khăn thách thức, cơ hội của công việc hiện tại để cùng giúp nhau vượt qua khó khăn.

Bằng cách xây dựng niềm tự hào về chất lượng giảng dạy, học tập và những nề nếp sinh hoạt văn hóa cho giáo viên, học sinh nhà trường đã hun đúc tinh thần tự học, tự rèn của cả thầy và trò làm cho chất lượng giáo dục được ngày một nâng cao và bền vững.

Thể hiện sự quan tâm, đánh giá đúng năng lực của giáo viên và học sinh để khen thưởng, tôn vinh kịp thời cũng là biện pháp được áp dụng thành công và có tác dụng lớn tại đơn vị. Kịp thời chấn chỉnh những cá nhân có tư tưởng chưa đúng đắn để tránh hiện tượng tâm lý lây lan bất lợi.

* Các phương pháp hành chính

Các phương pháp hành chính là các phương pháp tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp.

Bất kỳ hệ thống quản trị nào cũng hình thành mối quan hệ tổ chức trong hệ thống. Về phương diện quản trị, nó biểu hiện thành mối quan hệ giữa quyền uỷ và phục tùng, như người xưa thường nói: quản trị con người có hai cách, dùng ân và dùng uy. Dùng ân thì vững bền nhưng khó khăn và phù phiếm, dùng uy thì nhanh chóng và mất tình; cho nên quản trị trước tiên phải dùng uy sau đó mới tính đến việc dùng ân.

Các phương pháp hành chính trong quản trị khinh doanh chính là những cách tác động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc; đòi hỏi người lao động phải chấp hành nghiêm ngặt nếu vi phạm sẽ bị bị xử lý kịp thời, thích đáng.

Vai trò của các phương pháp hành chính trong quản lý kinh doanh rất to lớn; nó xác lập chật tự kỷ cương làm việc trong doanh nghiệp; khâu nối các phương pháp quản trị khác lại; dấu được bí mật ý đò kinh doanh và giải quyết các vấn đề đặt ra trong doanh nghiệp rất nhanh chóng.

Các phương pháp hành chính tác động vào đối tượng quản trị theo hai hướng: tác động về mặt tổ chức và tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản trị.

Theo hướng tác động về mặt tổ chức, chủ doanh nghiệp ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều lệ hoạt động, tiêu chuẩn nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ theo hướng tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản trị. Chủ doanh nghiệp đưa ra những chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ nhất định, hoặc hoát động theo những phương hướng nhất định nhằm bảo đảm cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng hướng, uốn nắn những lệch lạc...

Các phương pháp hành chính đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có quyết định dứt khoát, rõ ràng, dễ hiểu, có địa chỉ người thực hiện, loại trừ khả năng có sự giải thích khác nhau đối với nhiệm vụ được giao.

Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ khi ban hành quyết định. Vì vậy, các phương pháp hành chính hết sức cần thiết trong những trường hợp hệ thống quản lý bị rơi vào nhưỡng tình huống khó khăn, phức tạp.

Đối với những quyết định hành chính thì cấp dưới bắt buộc phải thực hiện, không được lựa chọn. Chỉ người có thẩm quyền ra quyết định mới có quyền thay đổi quyết định.

Cần phân biệt các phương pháp hành chính với kiểu quản lý quan liêu do việc lạm dụng các kỷ luật hành chính, sử dụng mệnh lệnh hành chính thiếu cơ sở khoa học, theo ý muốn chủ quan. Thường những mệnh lệnh kiểu đó gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp hạn chế sức sáng tạo của người lao động. Đó cũng là nhược điểm của phương pháp hành chính. Cán bộ quản lý và các cơ quan quản lý nếu thiếu tỉnh táo; say sưa với mệnh lệnh hành chính thì dễ sa vào tình trạng lạm dụng quyền hành; là môi trường tốt cho bệnh chủ quan, duy ý chí; bệnh hành chính quan liêu, tham nhũng.

Sử dụng các phương pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản lý phải nắm vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây:

- Một là, quyết định hành chính chỉ có hiệu quả cao khi quyết định đó có căn cứ khoa học, được luận chứng đầy đủ về mọi mặt. Khi đưa ra một quyết định hành chính phải cân nhắc, tính toán đến các lợi ích kinh tế. Tất nhiên, các quyết định hành chính tập trung thường được tính toán xuất phát từ việc kết hợp hợp lý các loại lợi ích. Người ra quyết định phải hiểu rõ tình hình thực tế, nắm vững tình huống cụ thể. Cho nên, khi đưa ra quyết định hành chính phải cố gắng có đủ những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định trên cơ sở có bảo đảm về thông tin. Nên giao quyền ra quyết định cho cấp nào có đủ thông tin hơn cả. Tập hợp đủ thông tin, tính toán đầy đủ đến các lợi ích và các khía cạnh có liên quan là bảo đảm cho quyết định hành chính có căn cứ khoa học.

Người quản lý giỏi, có nhiều kinh nghiệm không chỉ ra quyết định khi có đủ thông tin mà còn dự đoán được nét pháp triển chính, những mặt tích cực cũng như những khía cạnh tiêu cực có thể diễn ra khi quyết định được thi hành. Từ đó sẵn sàng bổ sung các biện pháp phát huy mặt tích cực và hạn chế mặt tiêu cực nếu có.

- Hai là, khi sử dụng các phương pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn của người ra quyết định. Mỗi bộ phận, mỗi cán bộ khi sử dụng quyền hạn của mình phải có trách nhiệm về việc sử dụng các quyền hạn đó. Ở cấp càng cao, phạm vi tác động của quyết định càng rộng, nếu càng sai thì tổn thất càng lớn. Người ra quyết định phải chịu trách nhiệm đầy đủ về quyết định của mình.

Như vậy, phải bảo đảm gắn quyền hạn với trách nhiệm chống việc lạm dụng quyền hành nhưng không có trách nhiệm cũng như chống hiện tượng trốn tránh trách nhiệm, không chịu sử dụng những quyền hạn được phép sử dụng cũng phải chịu trách nhiệm.

Tóm lại, các phương pháp hành chính là hoàn toàn cần thiết không có phương pháp hành chính thì không thể quản trị doanh nghiệp hiệu quả.

Ưu điểm:

- Sử dụng mệnh lệnh, quyền lực buộc cấp dưới thực thiện nhiệm vụ nhất định. Giúp duy trì kỷ cương trật tự cho môi trường tổ chức.

- Khi sử dụng không cần phải đi kèm những phương pháp khác mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

Nhược điểm:

- Tạo ra áp lực, sức ép tâm lý, làm giảm khả năng sáng tạo.

- Lạm dụng quá mức sẽ dẫn đến quan liêu trong tổ chức dẫn đến hậu quả xấu.

- Nhà quản lý phải là những người rất có bản lĩnh để quan sát nắm bắt được đối tượng để có sự tác động chuẩn xác, phù hợp thì mới có hiệu quả cao.

Vận dụng:

Việc ban hành các quy chế chuyên môn, nội quy cơ quan, các quy định về giờ giấc, hồ sơ sổ sách … chính là việc vận dụng phương pháp hành chính – tổ chức. Phương pháp này được vận dụng thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị.

* Các phương pháp kinh tế

Các phương pháp kinh tế tác động vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế, để cho đối tượng bị quản trị tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động (môi trường làm việc) của họ mà không cần thường xuyên tác động về mặt kinh tế.

Mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của con người đều tuân theo các quy luật kinh tế khách quan. Sự chi phối của các quy luật đối với hoạt động của con người đều thông qua lợi ích kinh tế. Các phương pháp kinh tế tác động thông qua các lợi ích kinh tế nghĩa là thông qua sự vận dụng các phạm trù kinh tế, các đòn bẩy kích thích kinh tế, các định mức kinh tế - kỹ thuật, đó thực chất là sự vận dụng các quy luật kinh tế.

Tác động thông qua lợi ích kinh tế chính là tạo ra động lực thúc đẩy con người tích cực lao động. Động lực đó sẽ càng lớn nếu nhận thức đầy đủ và kết hợp đúng đắn các lợi ích tồn tại khách quan trong doanh nghiệp. Mặt mạnh của phương pháp kinh tế chính là ở chỗ nó tác động vào lợi ịch kinh tế của đối tượng quản trị (là cá nhân hoặc tập thể lao động), xuất phát từ đó mà họ lựa chọn phương án hoạt động, đảm bảo cho lợi ích chung cũng được thực hiện.

Vì vậy, thực chất của các phương pháp kinh tế là đặt mỗi người lao động, mỗi tập thể lao động vào những điều kiện kinh tế để họ có khả năng kết hợp đúng đắn lợi ích của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Điều đó cho phép người lao động lựa chọn con đường hiệu quả nhất để thực hiện nhiệm vụ của mình.

Đặc điểm của các phương pháp kinh tế là tác động lên đối tượng quản trị không bằng cưỡng bức hành chính mà bằng lợi ích, tức là nếu mục tiêu nhiệm vụ phải đạt được, đưa ra những điều kiện khuyến khích về kinh tế, những phương tiện vật chất có thể huy động để thực hiện nhiệm vụ. Chính các tập thể lao động (với tư cách đối tượng quản trị) vì lợi ích thiết thân, phải tự xác định và lựa chọn phương án giải quyết vấn đề. Các phương pháp kinh tế chấp nhận có thể có những giải pháp kinh tế, chủ thể quản trị phải biết tạo ra những tình huống, nhũng điều kiện để lợi ích cá nhân và tập thể lao động phù hợp với lợi ích chung của doanh nghiệp và Nhà nước.

Các phương pháơp kinh tế tạo ra sự quan tâm vật chất thiết thân của đối tượng quản trị chứa đựng nhiều yếu tố kích thích kinh tế cho nên tác động nhậy bén, linh hoạt, phát huy được tính chủ động và các tập thể lao động. Với một biện pháp kinh tế đúng đắn, các lợi ích được thực hiện thoả đáng thì tập thể con người trong doanh nghiệp quan tâm hoàn thành nhiệm vụ, người lao động hăng hái sản xuất và nhiệm vụ chung được giải quyết nhanh chóng, có hiệu quả. Các phương pháp kinh tế là các phương pháp quản trị tốt nhất để thực hành tiết kiệm và nâng cao hiệu quả kinh tế. Thực tế quản lý chỉ rõ khoán là biện pháp tốt để giảm chi phí, nâng cao năng suất sản xuất.

Các phương pháp kinh tế mở rộng quyền hành động cho các cá nhân và cấp dưới, đồng thời cùng tăng trách nhiệm kinh tế của họ. Điều đó giúp chủ doanh nghiệp giảm được nhiều việc điều hành, kiểm tra, đôn đốc chi li, vụn vặt mang tính chất sự vụ hành chính, nâng cao ý thức kỷ luật tự giác của người lao động. Việc sử dụng các phương pháp kinh tế luôn luôn được chủ doanh nghiệp định hướng, nhằm thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch, các mục tiêu kinh doanh của từng thời kỳ. Nhưng đây không phải là những nhiệm vụ có căn cứ khoa học và cơ sở chủ động. Chủ doanh nghiệp tác động vào đối tượng bằng các phương pháp kinh tế theo những hướng sau:

- Định hướng phát triển doanh nghiệp bằng các mục tiêu, nhiệm vụ phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, bằng những chỉ tiêu cụ thể cho từng thời gian, từng phân hệ của doanh nghiệp.

- Sử dụng các định mức kinh tế; các biện pháp đòn bẩy, kích thích kinh tế để lôi quấn, thu hút, khuyến khích các cá nhânphấn đấu hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao.

- Bằng chế độ thưởng phạt vật chất, trách nhiệm kinh tế chặt chẽ để điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, các cá nhân, xác lập trật tự kỷ cương, xác lập chế độ trách nhiệm cho mọi bộ phận, mọi phân hệ cho đến từng người lao động trong doanh nghiệp.

Ngày nay, xu hướng chung của các nước là mở rộng việc áp dụng các phương pháp kinh tế. Để làm việc đó, cần chú ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

+ Một là, việc áp dụng các biện pháp kinh tế luôn luôn gắn liền với việc sử dụng các đò bẩy kinh tế như giá cả, lợi nhuận, tín dụng, lãi suất, tiền lương, tiền thưởng v.v.. Nói chung, việc sử dụng các phương pháp kinh tế có liên quan chặt chẽ đến việc sử dụng các quan hệ hàng hoá - tiền tệ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng các phương pháp kinh tế, phải hoàn thiện hệ thống các đòn bẩy kinh tế, nâng cao năng lực vận dụng các quan hệ hàng hoá - tiền tệ, quan hệ thị trường.

+ Hai là, để áp dụng phương pháp kinh tế phải thực hiện sự phân cấp đúng đắn giữa các cấp quản lý.

+ Ba là, sử dụng phương pháp kinh tế đòi hỏi cán bộ quản trị phải có trình độ và năng lực về nhiều mặt. Bởi vì sử dụng các phương pháp kinh tế còn là điều rất mới mẻ, đòi hỏi cán bộ quản trị phải hiểu biết và thông thạo kinh doanh, đồng thời phải có phẩm chất kinh doanh vững vàng

  Ưu điểm:

    - Mỗi người tự mình quyết định cách làm việc sao co có thu nhập vật chất cao nhất sẽ giúp hiệu quả công việc đạt được cao nhất.

    - Tác động lên đối tượng quản lý một cách nhẹ nhàng, không gây ra sức ép tâm lý, tạo ra bầu không khí thoaỉ mái, dễ được chấp nhận.

- Tính dân chủ rất cao, các đối tượng quản lý có quyền lựa chọn hành động theo ý mình.

- Nó kích thích khả năng sáng tạo, phát huy tính sáng tạo trong công việc, mang lại hiệu quả rất cao.

- Có thể áp dụng linh hoạt, phù hợp với nhiều đối tượng trong nhiều điều kiện hoàn cảnh và trong nhiều lĩnh vực.

    Nhược điểm:

    - Nếu coi nó là duy nhất sẽ lệ thuộc vào vật chất, quên các giá trị tinh thần, đạo đức, truyền thống văn hóa, hủy hoại môi trường sống…

    - Không có sự dảm bảo thực hiện cao vì nó không bắt buộc.

- Dễ bị đối tượng quản lý xem thường nếu không kèm theo các phương pháp tác động khác.

Vận dụng:

Tại cơ quan (), các phương pháp quản lý kinh tế được vận dụng như: Có chế độ đãi ngộ đối với giáo viên, nhân viên (được hưởng thêm 50% lương); thưởng các tổ chuyên môn và cá nhân bồi dưỡng học sinh giỏi có giải quốc gia; thưởng các tổ chuyên môn có học sinh đỗ thủ khoa tốt nghiệp, đại học…

Phương pháp tuyên truyền giáo dục.

Phương pháp tuyên truyền giáo dục là các cáh tác đọng đén tinh thần và năng lực chuyên môn của người lao động để nâng cao ý thức và hiệu quả công tác.

Phương pháp tuyên truyền giáo dục bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

+ Tác động thông qua hệ thống thông tin đa chiều tới toàn bộ hệ thống quản lí và người lao động. Hệ thống thông tin đa chiều có định hướng, chính xác và tác động kịp thời sẽ có tác động kích thích chủ thể theo khuynh hướng dự kiến. Qua hệ thống thông tin tác động đến tư tưởng người lao động, nắm bắt và sửa chữa, uốn nắn các tư tưởng sai lạc, thiếu lành mạnh, phát huy tinh thần trách nhiệm của người lao động.

+ Phương pháp tuyên truyền giáo dục thể hiện sự khen, chê rõ ràng, nêu gương trước tập thể là cách quan trọng tác động gây sự chú ý và thuyết phục người khác làm theo, xử phạt nghiêm minh để giữ vững kỉ cương và ngăn chặn các khuynh hướng xấu.

+ Bồi dưỡng, đào tạo và nâng cao tay nghề, trình độ nghiệp vụ chuyên môn, kết hợp chặt chẽ với cơ chế tuyển dụng, bố trí và sủ dụng, đào thải người lao động một cách hợp lí.

+ Giáo dục chuyên môn và năng lực công tác là hệ thống quan trọng trong hệ thống tuyên truyền vận động, là yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công tác.

+ Giáo dục tuyên truyền ở mỗi doanh nghiệp là việc làm có ý nghĩa và hiệu quả cao làm cho mỗi người có ý thức đầy đủ về vị trí doanh nghiệp, xác định rõ trách nhiệm cá nhân là nguồn động lực để nâng cao trách nhiệm đối với công việc.

+ Phải làm phong phú đời sống tinh thần để tăng niềm tin của mỗi người lao động vào doanh nghiệp.

Phương pháp kinh tế và phương pháp tuyên truyền giáo dục là hai cách thức tác động gián tiếp đến người lao động, hiệu quả của các phương pháp này không biểu hiện ngaymà mang tính chất của một quá trình. Mỗi phương pháp quản lí đều có những ưu điểm và những nhược điểm khác nhau nên trong quản trị kinh doanh thương mại chúng ta cần sử dụng tổng hợp các phương pháp để đạt được hiệu quả cao nhất.

Tóm lại, trong thực tiễn quản lý không thể tuyệt đối hoá một phương pháp nào đó mà phải có quan điểm tổng hợp, phải biết kết hợp nhịp nhàng và linh hoạt các phương pháp quản lý với nhau để nâng cao hiệu quả quản lý bởi lẽ: (1) Đối tượng quản lý là những hệ thống phức tạp bao gồm nhiều yếu tố và nhiều mối quan hệ tồn tại và phát triển trong môi trường luôn biến động; (2) tất cả các phương pháp quản lý đều hướng về con người mà bản chất con người là tổng hó các mối quan hệ xã hội, con người hoạt động vì nhiều động cơ nên phải vận dụng tổng hợp các phương pháp; (3) mỗi phương pháp quản lý đều có ưu nhược điểm riêng cần kết hợp lại để bổ sung cho nhau. Tuy nhiên, nhà quản lý cần nghiên cứu và chọn một phương pháp quản lý chủ đạo làm từ tưởng quản lý sao cho phù hợp với đối tượng quản lý, phát huy tốt nhất nội lực của từng cá nhân để tạo thành công cho đơn vị.