TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Ý nghĩa của việc tổ chức lao động khoa học trong quản trị văn phòng

Trong bất kì một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mực tiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động. Qua nhiều năm nghiên cứu, người ta đã tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa học dựa trên cơ sở áp dụng các thành tựu kĩ thuật, những kinh nghiệm tiên tiến trong công tác quản lý các cơ quan, xí nghiệp, văn phòng hướng tới năng suất và điều kiện làm việc của người lao động.

Văn phòng với chức năng làm tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo quản lý tổ chức và điều hành hoạt động chung của cơ quan, đồng thời thực hiện chức năng đảm bảo các dịch vụ và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan. Để thực hiện các chức năng đó, văn phòng phải thực hiện nhiều nhiệm vụ như: thu thập, xử lý thông tin, phối hợp các bộ phận của cơ quan, chuẩn bị các văn bản, đề án, quyết định quản lý theo sự phân công của lãnh đạo; biên tập và quản lý văn bản, tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại… Do thực hiện nhiều chức năng, nhiệm vụ nên văn phòng đòi hỏi phải được tổ chức một cách khoa học.

Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp cho công việc tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị.

Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được hiểu là việc áp dụng những phương pháp, kĩ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộ máy hoạt động của văn phòng được tổ chức một cách hợp lí nhất, tiết kiệm nhất, đem lại hiệu quả nhất.

Khoa học về tổ chức lao động không phải là mới nhưng trước đây chỉ được quan tâm trong lĩnh vực sản xuất, còn trong các hoạt động của văn phòng các cơ quan thì hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng.

Tuy nhiên những năm gần đây, việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng các cơ quan đã được chú ý hơn, bởi lẽ do áp lực của công việc văn phòng ngày càng lớn, do sự bùng nổ thông tin và việc áp dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật tiên tiến, đòi hỏi việc tổ chức công tác văn phòng phải được khoa học, mới đảm bảo được yêu cầu ngày càng cao của các cơ quan. Mặt khác yêu cầu giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết, giảm phiền hà cho dân cũng đòi hỏi phải tổ chức lao động có khoa học hơn.

2. Những nội dung của tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng

a) Bố trí nơi làm việc của cán bộ công chức, viên chức văn phòng

Bố trí nơi làm việc của công chức trong cơ quan là việc xác định vị trí đặt các nơi làm việc theo trình tự nhất định cho phù hợp với quy trình quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan và của mỗi công chức.

Khi bố trí làm việc trong cơ quan cần tuân theo các nguyên tắc sau:

- Các bộ phận lớn như ban lãnh đạo, văn phòng được đặt ở những vị trí của thích hợp nhất trong trụ sở.

- Các nơi làm việc được bố trí theo chiều đường thẳng, không ngược chiều hoặc chồng chéo nhau.

- Các cục, phòng, ban bộ phận và các nơi làm việc có quan hệ thường xuyên với nhau phải được bố trí gần nhau.

- Các phòng tiếp khách nhiều nên bố trí gần lối vào hoặc bố trí gần phòng khách để thuận tiện cho việc liên hệ công tác.

- Các phòng có phương tiện kĩ thuật, kho… được bố trí cách biệt với các bộ phận khác và phòng tiếp khách để tránh tiếng ồn khi vận hành máy, ít ảnh hưởng tới hoạt động của công chức. Phòng bảo mật cần bố trí ở nơi có điều kiện bảo vệ nhất.

- Trong các  phòng làm việc có nhiều người, nên bố trí bàn làm việc cùng quay về một hướng, cần có những quy định để mọi người không ảnh hưởng lẫn nhau khi làm việc.

- Cần có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính để khách đến làm việc dễ tìm, dễ liên hệ công tác….

Mỗi ngày, các công chức phải mất 8 giờ làm việc tại văn phòng cơ quan. Đây cũng là một thời gian khá dài và cũng là khoảng thời gian mỗi công chức mất nhiều sức lực nhất trong ngày. Nếu nhân viên có đủ sự thoải mái, họ sẽ thấy hứng thú với công việc và đỡ mệt mỏi, dẫn đến năng suất lao động cũng được tăng lên. Do đó, công tác văn phòng phải chú ý tới việc tạo điều kiện tăng sự hào hứng, an toàn để người công chức, viên chức văn phòng làm việc lâu dài.

Bố trí nơi làm việc của chuyên viên văn phòng là toàn bộ những công việc tạo nên không gian nhất định theo vị trí của công chức với những trang thiết bị cần thiết, trong đó, các công chức thực hiện công việc thuộc phạm vi, chức vụ của mình. Ví dụ, khu vực nơi làm việc của lãnh đạo, khu vực nơi làm việc của công chức chuyên môn…

Trong trụ sở còn có sự phân chia nơi làm việc thành các khu khác nhau theo tính chất của công việc như: nơi làm việc độc lập, nơi làm việc tránh tiếp xúc bên ngoài, nới tiếp khách, giao dịch, nơi làm việc, nghiên cứu…

Bố trí nơi làm việc có quy mô tương ứng với quy mô hoạt động của các cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô tương đối lớn, nơi làm việc của cán bộ công chức được thiết kế thành các phòng làm việc. Có thể bố trí phòng làm việc riêng cho 1-2 người hoặc chung có 4-6 người tùy theo chức năng và tính chất công việc. Diện tích phòng làm việc có thể được phân chưa theo chức năng khác nhau của công chức, có tính đến các loại diện tích sau: diện tích đặt bàn làm việc cá nhân, diện tích đặt tủ, giá tài liệu, diện tích cho 1-2 khách đến làm  việc, diện tích đặt các phương tiện thông tin và máy móc (nếu có), diện tích đặt bàn uống nước. Khi thiết kế cũng phải tính đến khả năng phát sinh bộ phận mới, tăng thêm các thiết bị mới.

b) Bố trí, sắp xếp thiết bị văn phòng

Trang bị các thiết bị văn phòng là việc cung cấp cho cán bộ công chức, viên chức văn phòng những trang thiết bị, máy móc, dụng cụ cần thiết mà công chức sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Trang thiết bị nơi làm việc của công chức, viên chức có thể chia thành 3 nhóm: trang thiết bị chính, trang thiết bị phụ và dụng cụ văn phòng. Các trang thiết bị này được trang bị tương ứng với từng loại nơi làm việc.

- Các thiết bị chính: là thiết bị chủ yếu ở nơi làm việc mà công chức, viên chức sử dụng cho việc thực hiện trách nhiệm của mình. Các thiết bị này được trang bị tương ứng với từng loại, từng nơi làm việc… VD trong phòng máy tính thì thiết bị chính là máy tính, máy in, máy photo…

- Các thiết bị phụ; bao gồm toàn bộ máy móc không có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện công việc của công chức nhưng lại có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho công chức khi làm việc như: điện thoại, điều hòa, quạt…

- Dụng cụ ăn phòng phẩm: là phương tiện làm việc thường xuyên và quan trọng của chuyên viên văn phòng như cặp tài liệu, giấy bút, biểu mẫu… Đây là những vật nhỏ, rẻ tiền nhưng lại có nhu cầu sử dụng thường xuyên và không thể thiếu được.

Khi trang bị văn phòng phải chú ý đến những thiết bị chính là dụng cụ văn phòng phẩm nhưng cũng phải lưu ý đến các thiết bị phụ tùy điều kiện cho phép. Khi tiến hành trang bị cho nơi làm việc cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Trang bị đủ, đặc biệt là những thiết bị, dụng cụ mà công chức ở nơi làm việc đó sử dụng thường xuyên.

- Trang bị máy móc, dụng cụ phải phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý, trình độ khoa học kĩ thuật và đặc điểm nghề nghiệp của công chức, viên chức.

- Sử dụng có hiệu quả thiết bị máy móc và phải đổi mới trang thiết bị cho ngày càng hoàn thiện hơn.

Việc sắp xếp các dụng cụ lao động nơi làm việc cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

- Đảm bảo trình tự hợp nhất của các thao tác, không gây ra nhiều động tác thừa.

- Mọi đồ dùng và tài liệu phải được sắp xếp ở chỗ nhất định, dễ làm, dễ lấy, dễ thấy.

- Cần trang bị bàn ghế làm việc và công cụ thích hợp với từng người tạo cho mỗi người có tư thế thoải mái khi làm việc.

c) Cải thiện môi trường làm việc cho công chức, viên chức văn phòng

Điều kiện lao động của công chức, viên chức trong cơ quan là tổng hợp những yếu tố môi trường, tâm lý xã hội, kĩ thuật, kinh tế và tổ chức tác động lên họ trong quá trình làm việc. Cải thiện điều kiện lao động có tác dụng giữ vững và nâng cao khả năng làm việc, sức khỏe của CC, VC, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác cũng như tính sáng tạo của họ trong hoạt động.

Cải thiện điều kiện hoạt động bao gồm đầy đủ các yếu tố như  trên đòi hỏi sự tác động của nhiều môn khoa học, của xã hội, của gia đình… Trên góc độ tổ chức lao động khoa học, chỉ đề cập đến một số điều kiện môi trường của không gian bao quanh nơi làm việc của công chức văn phòng.

Môi trường bên ngoài có ảnh hưởng mạnh tới cơ thể, tới các chức năng sinh lý và tâm lý của con người, do đó có ảnh hưởng đến khả năng làm việc và năng suất lao động của họ. Môi trường không gian bao quanh nơi làm việc gồm: khí hậu, ánh sáng, màu sắc, âm thanh…

* Các yếu tố môi trường tự nhiên

Khí hậu có ảnh hưởng trực tiếp xung quanh nơi làm việc, phòng làm việc. Nó ảnh hưởng rất lớn tới sức khỏe và khả năng làm việc của CC-VC, bao gồm các yếu tố: nhiệt độ, độ ẩm không khí, sự lưu thông không khí.

- Nhiệt độ trong phòng làm việc quá nóng hoặc quá lạnh đều ảnh hưởng tới sự biến đổi tâm sinh lý người làm  việc. Nhiệt độ không khí nơi làm việc tốt nhất từ 18-25 độ C.

- Độ ẩm quá lớn sẽ ảnh hưởng bất lợi cho CC-VC khi làm việc. Làm việc trong phòng có độ ẩm cao dễ sinh bệnh thấp khớp, nhức đầu…; các thiết bị máy móc chóng hư hỏng, tài liệu dễ bị ẩm ướt..

- Ánh sáng; có 2 nguồn ánh sáng: ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo, ánh sáng tự nhiên có nhiều ưu điểm là mát dịu, đều, không mất chi phí, ảnh hưởng tốt tới sức khỏe con người. Nên khi thiết kế, bố trí nơi làm việc cần tận dụng tối đa nguồn ánh sáng này. Tuy nhiên nguồn ánh sáng tự nhiên thay đổi theo thời gian trong ngày, trong năm, theo thời tiết nên cần chú ý sử dụng kết hợp với đèn ánh sáng nhân tạo.

* Màu sắc:

Màu sắc cũng ảnh hưởng lớn đến tâmlý của người lao động, màu sắc khác nhau gây những cảm giác khác nhau cho con người. Màu sắc thích hợp tạo ra sự thoải mái, vui tươi, gây hưng phấn cho người lao động trí óc đỡ mệt mỏi.

Khi sử dụng màu sắc cho phòng làm việc cần lưu ý một số nguyên tắc sau:

- Dùng màu sắc trong phòng làm việc phải căn cứ vào đặc điểm công việc và quy luật cảm giác màu sắc của con người. Ví dụ, để tạo cảm giác vui tươi, ấm áp thì phòng làm việc được quét vôi màu nóng (đỏ, vàng, nâu), ngược lại cần cảm giác dịu mát, thanh thản dùng màu lạnh…

- Dùng màu sắc đối lập dễ gây cảm giác đối lập về không gian.

- Chọn màu sắc phải phù hợp với điều kiện chiếu sáng. Nên dùng màu làm cho tường có hệ số phản chiếu là 50-60%.

- Màu đỏ rực chỉ được dùng vào những thiết bị đòi hỏi sự chú ý khác biệt, khẩn cấp (dấu hiệu chữa cháy, biển cấm), không dùng màu đỏ trên bề mặt lớn như tường ở nơi làm việc…

* Tiếng ồn

Tiếng ồn là thứ âm thanh hỗn tạp hoặc những tiếng động được phát ra quấy rầy người đang làm việc, gây ra sự thiếu tập trung, lẫn lộn, đãng trí. Nếu tiếng ồn có cường độ hoặc tần suất cao, tác động kéo dài sẽ làm ảnh hưởng xấu đến chức năng tâm sinh lý của con người, làm rối loạn hoạt động của tim, đau đầu, thính giác và trí nhớ kém…

Tiếng ồn trong cơ quan hành chính chủ yếu bắt nguồn từ sự huyên náo của các phương tiện giao thông do trụ sở đường đặt gần đường giao thông, các đám đông gần cơ quan dội vào, hoặc phát ra từ chính cơ qua (phòng khách, nói chuyện phiếm, máy in, máy photo hoạt động…)

Để giảm bớt tiếng ồn trong cơ quan , ta có thể tiến hành một số biện pháp sau:

- Không bố trí phòng làm việc của CC-VC làm công tác nghiên cứu, tính toán, phòng họp gần trục đường giao thông có mật độ xe cộ đông hoặc gần nơi tụ tập đông người.

- Sắp xếp các phòng làm việc, nơi làm việc sao cho hạn chế tối đa việc gây ồn lẫn nhau. Các chuyên viên có liên hệ công việc được xếp gần nhau đề họ tiện việc trao đổi, hạn chế di chuyển nhiều trong phòng.

- Kiểm tra, tu sửa, bôi trơn các thiết bị.

Nói đến tiếng ồn là nói đến những tác động xấu của âm thanh đối với con người. Tuy nhiên mặt khác âm thanh cũng có tác động tích cực: âm nhạc có thể xóa bỏ cảm giác căng thẳng, mệt mỏi sau khi làm việc hoặc khởi động thần kinh để con người nhanh chóng bắt tay vào công việc.

Tóm lại, cải thiện điều kiện làm việc của công chức, viên chức là việc làm ảnh hưởng đáng kể đến trình trạng tâm sinh lý người lao động vì vậy cần phải luôn cải thiện điều kiện làm việc để nâng cao hiệu quả công việc của CC-VC.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện nội dung công tác văn  phòng

Công tác văn phòng bị ảnh hưởng nhiều yếu tố khác nhau:

- Trước hết nó bị chi phối bởi các tổ chức, cơ quan. Cơ quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc càng phức tạp. Tuy nhiên, nhiều khi công tác văn phòng bị chi phối ngay cả ở trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị tổ chức mà là do chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng. Thực tế cho thấy, trong bộ máy nhà nước, việc xác định chức năng của từng cơ quan nhiều khi không rõ ràng làm cho công tác văn phòng trở nên phức tạp. Có thể thấy điều đó qua thực tế ở nhiều cơ quan. Một văn bản gửi đến mà bộ phận nào cũng có chức năng giải quyết thì hiển nhiên việc kiểm tra sẽ rất khó khăn. Đó là chưa kể, nếu không xác định được cơ quan hay bộ phận, tổ chức nào phải chịu trách nhiệm chính về một văn bản thì công tác văn phòng chưa hẳn đã tìm được một cách giải quyết thích hợp.

- Thứ hai, ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn phòng chính là con người làm việc trong cơ quan. Nếu cán bộ trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ được thực hiện thuận lợi. Ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận chuyên môn không nắm vững hoặc không có thái độ đúng mức với công việc văn phòng thì công việc sẽ gặp khó khăn. Ví dụ hiện nay nhiều cán bộ chuyên môn nghiệp vụ không làm tốt công tác lập hồ sơ văn bản, không có ý thức tuân thủ quy trình chuyển giao văn bản trong công việc hàng ngày một cách đầy đủ, do đó công việc kiểm tra hoạt động của các bộ phận là rất khó khăn. Vì vậy, việc đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ các cơ quan là một đòi hỏi tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước. Cần có chế độ khuyến khích để thu hút vào văn phòng những cán bộ có trình độ nghiệp vụ cao.

- Thứ ba, hoạt động của văn phòng lệ thuộc vào quy chế hoạt động của cơ quan nói chung và quy định về công tác văn phòng nói riêng. Những quy định về ban hành văn bản, về xử lý thông tin, về bảo quản bí mật của Nhà nước là cơ sở để làm tốt công việc văn phòng trước mắt và lâu dài. Tuy nhiên, những quy định đó phải phù hợp với từng loại cơ quan, công sở và phải có cơ chế kiểm tra để bảo đảm cho công việc được thực hiện nghiêm túc.

- Thứ tư, thiết bị văn phòng. Đây là điều kiện quan trọng của công việc, làm ảnh hưởng đến năng suất lao động hành chính trong cơ quan, tổ chức. Thiết bị văn phòng không chỉ cần hợp lý mà phải đảm bảo tính thẩm mĩ, phải được trang bị đồng bộ để nâng cao chất lượng của công việc văn phòng.

Ngoài ra công tác văn phòng còn bị ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác như các tiến bộ của khoa học kĩ thuật, môi trường hoạt động của cơ quan…