NĐ 30/2020/NĐ-CP 5/3/2020 về ctác văn thư

"VB" là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các CQTC và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

"VB điện tử" là VB dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ VB giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

"VB đi" là tất cả các loại VB do CQTC ban hành.

"VB đến" là tất cả các loại VB do CQTC nhận được từ CQTC, cá nhân khác gửi đến.

"Hồ sơ" là tập hợp các VB, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của CQTC, cá nhân.

"Lập hồ sơ" là việc tập hợp, sắp xếp VB, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của CQTC, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

"Hệ thống quản lý tài liệu điện tử" là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa ctác soạn thảo, ban hành VB; quản lý VB; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTCQ trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

"VTCQ" là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ ctác văn thư của CQTC.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. "VB" là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các CQTC và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. "VB chuyên ngành" là VB hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. "VB hành chính" là VB hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các CQTC.

4. "VB điện tử" là VB dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ VB giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. "VB đi" là tất cả các loại VB do CQTC ban hành.

6. "VB đến" là tất cả các loại VB do CQTC nhận được từ CQTC, cá nhân khác gửi đến.

7. "Bản thảo VB" là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một VB của CQTC.

8. "Bản gốc VB" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức VB, được người có tq trực tiếp ký trên VB giấy hoặc ký số trên VB điện tử.

9. "Bản chính VB giấy" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức VB, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có tq.

10. "Bản sao y" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính VB, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

11. "Bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

12. "Bản trích sao" là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính VB cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

13. "Danh mục hồ sơ" là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của CQTC.

14. "Hồ sơ" là tập hợp các VB, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của CQTC, cá nhân.

15. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp, sắp xếp VB, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của CQTC, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

16. "Hệ thống quản lý tài liệu điện tử" là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa ctác soạn thảo, ban hành VB; quản lý VB; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTCQ trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

17. "VTCQ" là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ ctác văn thư của CQTC.

Chương III.QUẢN LÝ VB

Mục 1. QUẢN LÝ VB ĐI

Điều 14. Trình tự quản lý VB đi

1. Cấp số, thời gian ban hành VB.

2. Đăng ký VB đi.

3. Nhân bản, đóng dấu CQTC, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với VB giấy); ký số của CQTC (đối với VB điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát VB đi.

5. Lưu VB đi.

Cấp số, thời gian ban hành VB (đ 15)

1. Số và thời gian bhvb đc lấy theo thứ tự và trình tự thời gian bhvb của CQTC trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01/01 - 31/12 hàng năm). Số và ký hiệu vbản của CQTC là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa vb giấy và vb điện tử.

a) Việc cấp số VBQPPL: Mỗi loại VBQPPL được cấp hệ thống số riêng.

b) Việc cấp số VB chuyên ngành do người đđ CQ quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

c) Việc cấp số VBHC do người đđ CQTC quy định.

2. Đối với vb giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được t\hiện sau khi có chữ ký của người có tq, chậm nhất là trg ngày lviệc tiếp theo. VB mật được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với VB điện tử, việc cấp số, thời gian b\hành được t\hiện bằng c

ăng Hthống.

Đăng ký VB đi (đ 16)

1. Việc đăng ký VB bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của VB đi.

2. Đăng ký VB bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) VTCQ đăng ký VB vào Sổ đăng ký VB đi. Mẫu sổ đăng ký VB (Phụ lục IV)

b) VB được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký VB đi, đóng sổ để quản lý.

3. VB mật được đăng ký theo QĐPL về bảo vệ bí mật nhà nước.

Nhân bản, đóng dấu, ký số của CQTC và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đ 17)

1. Nhân bản, đóng dấu của CQTC và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với VB giấy

a) VB đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của vb.

b) Việc đóng dấu CQTC và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được t\hiện theo qđ (Pl I).

2. Ký số của CQTC đối với VB điện tử theo quy định (Phụ lục I)

Phát hành và theo dõi việc chuyển phát VB đi (đ 18)

1. VB đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư CQ và phát hành trg ngày VB đó được ký, chậm nhất là ngày lviệc tiếp theo. VB khẩn phải đc ph\hành và gửi ngay sau khi ký.

2. Việc phát hành VB mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của VB theo QĐPL về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

3. VB đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng VB có hình thức tương đương. VB đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của CQTC ban hành vb.

4. Thu hồi VB

a) Đvs VB giấy, t\hợp nhận đc vb TB thu hồi, bên nhận có t

hiệm gửi lại VB đã nhận.

b) Đvs vb điện tử, trường hợp nhận được vb TB thu hồi, bên nhận hủy bỏ vb điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời TB qua Hệ thống để bên gửi biết.

5. Phát hành VB giấy từ VB được ký số của người có tq: VTCQ thực hiện in VB đã được ký số của người có tq ra giấy, đóng dấu của CQTC để tạo bản chính VB giấy và phát hành VB.

6. Trường hợp cần phát hành VB điện tử từ VB giấy: Văn thư CQ thực hiện Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của CQTC).

Lưu VB đi (đ 19)

1. Lưu VB giấy

a) Bản gốc vb được lưu tại VTCQ và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

b) Bản chính VB lưu tại hồ sơ công việc.

2. Lưu VB điện tử

a) Bản gốc vb điện tử phải được lưu trên Hệ thống của CQTC ban hành VB.

b) CQTC có Hệ thống đáp ứng các QĐPL có lquan thì sd và lưu bản gốc vb điện tử trên Hệ thống thay cho vb giấy.

c) CQTC có Hệ thống chưa đáp ứng theo các QĐPL có liên quan thì Văn thư CQ tạo bản chính vb giấy từ VB đc ký số của ng có tq để lưu tại Văn thư CQ và hồ sơ công việc.

Mục 2. QUẢN LÝ VB ĐẾN

Điều 20. Trình tự quản lý VB đến

1. Tiếp nhận VB đến.

2. Đăng ký VB đến.

3. Trình, chuyển giao VB đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến.

Điều 21. Tiếp nhận VB đến

1. Đối với VB giấy

a) Văn thư CQ kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của VB trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư CQ báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và TB cho nơi gửi VB.

b) Tất cả vb giấy đến (bao gồm cả vb có dấu chỉ độ mật) gửi CQTC thuộc diện đăng ký tại VTCQ phải được bóc bì, đóng dấu "ĐẾN". Đối với vb gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong CQTC thì VTCQ chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì vb gửi đích danh cá nhân, nếu là VB liên quan đến công việc chung của CQTC thì cá nhân nhận VB có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư CQ để đăng ký.

c) Mẫu dấu "ĐẾN" được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

2. Đối với VB điện tử

a) Văn thư CQ phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của VB điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp vb điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì CQTC nhận VB phải trả lại cho CQTC gửi VB trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư CQ báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và TB cho nơi gửi VB.

c) CQTC nhận VB có trách nhiệm TB ngay trong ngày cho CQTC gửi về việc đã nhận VB bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 22. Đăng ký VB đến

1. Việc đăng ký VB đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký VB đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý vb đến. Những vb đến không được đăng ký tại Văn thư CQ thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại vb đến được đăng ký riêng theo QĐPL.

2. Số đến của VB được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận VB trong năm, thống nhất giữa VB giấy và VB điện tử.

3. Đăng ký VB

VB được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký VB đến bằng sổ

Văn thư CQ đăng ký VB vào Sổ đăng ký VB đến. Mẫu Sổ đăng ký VB đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký VB đến bằng Hệ thống

Văn thư CQ tiếp nhận VB và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư CQ thực hiện số hóa VB đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Văn thư CQ cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý VB đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này. VB đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký VB đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

4. VB mật được đăng ký theo QĐPL về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 23. Trình, chuyển giao VB đến

1. Vb phải được Văn thư CQ trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có tq chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư CQ chuyển vb đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế ctác văn thư của CQTC. VB đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao vb phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung vb.

2. Căn cứ nội dung của VB đến; quy chế làm việc của CQTC; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch ctác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có tq ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với VB liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

3. Trình, chuyển giao VB giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục "Chuyển" trong dấu "ĐẾN" hoặc Phiếu giải quyết VB đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có tq, VB đến được chuyển lại cho Văn thư CQ để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao VB giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận VB.

4. Trình, chuyển giao VB điện tử trên Hệ thống: Văn thư CQ trình VB điện tử đến người có tq chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Người có tq ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết VB đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý VB; thời hạn giải quyết; chuyển VB cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp VB điện tử gửi kèm VB giấy thì Văn thư CQ thực hiện trình VB điện tử trên Hệ thống và chuyển VB giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có tq giao chủ trì giải quyết.

Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến

1. Người đđ CQTC có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời VB đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến.

2. Khi nhận được VB đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết VB đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của CQTC. Những VB đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

Chương V. Qlý, sd con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong ctác văn thư

Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (Đ 32)

1. Người đđ CQTC có trách nhiệm giao cho Văn thư CQ quản lý, sd con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của CQTC theo quy định.

2. Văn thư CQ có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sd con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của CQTC tại trụ sở CQTC.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của CQTC cho người khác khi được phép bằng VB của người có tq. VÀ phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào VB do CQTC ban hành và bản sao VB.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của CQTC vào VB đã có chữ ký của người có tq và bản sao VB do CQTC trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Luật lưu trữ 2024

Lưu trữ là hoạt động lưu giữ TL nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của TLLT, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.

TLLT là TL hình thành trong hoạt động của CQTC, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan.

Nghiệp vụ lưu trữ là việc xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập CSDL và tổ chức sử dụng TLLT.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.

2. Tài liệu là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.

3. Tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác là tài liệu tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác.

4. Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.

5. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan.

6. Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp, in, số hóa, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ.

7. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có mối quan hệ hệ thống và lịch sử.

8. Lưu trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

9. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.

10. Nghiệp vụ lưu trữ là việc xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

11. Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ là dữ liệu chứa thông tin cơ bản để mô tả về tài liệu lưu trữ và đặc tính của tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để tham chiếu, đồng bộ giữa các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoặc các tập dữ liệu tài liệu lưu trữ khác nhau.

12. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

13. Kho lưu trữ chuyên dụng là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ khác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

14. Lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

Xác định giá trị TL (Đ14)

1. là việc đánh giá TL để xác định những TL có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ, TL hết giá trị và TL không có giá trị lưu trữ.

2. Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị TL được quy định như sau:

a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp;

b) Xác định giá trị TL phải căn cứ vào các tiêu chuẩn: nội dung của TL; vị trí của CQTC, cá nhân có TL hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành TL; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của TL; tình trạng vật lý của TL;

c) Xác định thời hạn lưu trữ TL không được thấp hơn thời hạn lưu trữ TL do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, TL (Đ15)

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, TL bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.

2. Hồ sơ, TLLT vĩnh viễn bao gồm: TLLT có giá trị đặc biệt; hồ sơ, TL về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, TLLT vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.

3. Hồ sơ, TLLT có thời hạn là hồ sơ, TL không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, TL quy định tại khoản này được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

4. Trường hợp hồ sơ có các TLLT với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của TL có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.

5. Bộ, cơ quan ngang Bộ, TANDTC, VKSND tối cao, Kiểm toán NN quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, TL ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý NN sau khi có ý kiến của BNV.

6. Căn cứ quy định tại các khoản 2, 3 và 5 Điều này, người đđ CQTC quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, TL hình thành trong quá trình hoạt động của CQTC mình.

7. Căn cứ quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, TL.

Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, TL nộp vào lưu trữ (Đ17)

1. Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo QĐPL về văn thư; nộp hồ sơ, TL vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật này.

2. Thời hạn nộp hồ sơ, TL vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.

3. Thời hạn nộp hồ sơ, TL vào LTLS tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này.

Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, TL vào LTLS thì thời hạn nộp hồ sơ, TL vào LTLS tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.

4. Yêu cầu đối với hồ sơ, TL nộp vào lưu trữ được quy định như sau:

a) TL được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;

b) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của CQTC, đơn vị;

c) Bảo đảm đầy đủ TL, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;

d) Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 của Luật này; đối với hồ sơ, TL điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 36 của Luật này.

5. Hồ sơ, TL có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và bảo quản theo QĐPL về bảo vệ bí mật NN.

6. Hồ sơ có TL đóng dấu chỉ độ mật hoặc TL có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào LTLS sau khi TL được giải mật theo QĐPL về bảo vệ bí mật NN.

7. Trường hợp hồ sơ có TL giấy, TL trên vật mang tin khác và TL điện tử thì thu nộp tất cả TL vào lưu trữ hiện hành, LTLS.

8. Trường hợp một TL đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.

NĐ 99/2016/NĐ-CP VỀ QL VÀ SD CON DẤU và nđ 56+58 sđổi bs

Con dấu là phương tiện đặc biệt do CQNN có tq đăng ký, quản lý, được sd để đóng trên VB, giấy tờ của CQTC, chức danh nhà nước.

Điều 5. Điều kiện sd con dấu

1. CQTC, chức danh NN chỉ được sd con dấu khi đã có qđ về việc được phép sd con dấu trong VB QPPL hoặc QĐ của CQ có tq; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sd.

2. Việc sd con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng CP quy định chức năng, nvụ, qhạn và cơ cấu tổ chức của CQTC hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà VN là thành viên.

3. CQTC, chức danh NN có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo QĐPL thì được phép sd dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

4. CQTC, chức danh NN chỉ được sd một con dấu theo mẫu do CQNN có tq quy định.

Trường hợp cần thiết phải sd thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

a) CQTC, chức danh NN sd thêm dấu ướt phải được sự cho phép của CQ có tq;

b) CQTC, chức danh NN tự quyết định việc sd thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

c) TCKT tự quyết định việc sd thêm con dấu.

Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Làm giả con dấu, sd con dấu giả.

2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.

3. Sd con dấu hết giá trị sd.

4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.

5. Không giao nộp con dấu theo QĐ của CQ có tq hoặc CQ đăng ký mẫu con dấu.

6. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sd con dấu của CQTC khác để hoạt động.

7. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.

8. Sd con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.

9. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nd thông tin trên giấy cn đký mẫu con dấu.

10. Đóng dấu lên chữ ký của người không có tq.

11. Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của CQ đăng ký mẫu con dấu.

12. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của CQTC, cá nhân.

13. Các hành vi khác theo QĐPL.

Điều 13. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới

1. Đối với CQTC, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc VB quy định về tổ chức, hoạt động của CQ có tq.

2. Đối với CQ có chức năng QLNN, CQ chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc VB quy định về tổ chức, hoạt động của CQ có tq.

3. Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm:

a) Quyết định thành lập hoặc VB quy định về tổ chức, hoạt động của CQ có tq;

b) Giấy phép hoạt động do CQ có tq cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo QĐPL.

4. Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, TC CT - xã hội, TC CT xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi CP, hồ sơ gồm:

a) Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của CQ có tq;

b) Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được CQ có tq phê duyệt.

5. Tổ chức trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, TC CT - xã hội, TC CT xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi CP, hồ sơ gồm:

a) Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của CQ có tq;

b) VB quy định về tổ chức, hoạt động do CQ có tq cấp cho tổ chức theo QĐPL;

c) Giấy phép hoạt động do CQ có tq cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo QĐPL.

6. Đối với tổ chức tôn giáo: Quyết định công nhận tổ chức của CQ có tq.

7. Tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo, hồ sơ gồm:

a) Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;

b) VB của CQ có tq chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;

c) Giấy phép hoạt động do CQ có tq cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo QĐPL.

8. Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của CQ có tq cấp cho tổ chức theo QĐPL.

9. Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo QĐPL, hồ sơ gồm:

a) Quyết định thành lập của CQ có tq;

b) Giấy phép hoạt động do CQ có tq cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo QĐPL.

10. Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam: Giấy phép hoạt động của CQ có tq Việt Nam.

11. Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo QĐPL: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của CQ có tq.

Trách nhiệm của CQTC, cá nhân sd con dấu (Đ 24)

1. Chức danh NN, người đđ CQTC sd con dấu có trách nhiệm quản lý, kiểm tra và ban hành qđ về quản lý và sd con dấu của CQTC mình.

2. Đăng ký mẫu con dấu và TB mẫu con dấu cho CQTC có lquan biết trước khi sd.

3. Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của CQ đăng ký mẫu con dấu.

4. Giao nộp con dấu và GCN đký mẫu con dấu thuộc các t\hợp bị thu hồi theo QĐPL.

5. Con dấu phải được qlý chặt chẽ tại trụ sở của CQTC; chỉ chức danh NN, người đđ CQTC mới được QĐ việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sd giải quyết công việc.

6. Đóng dấu vào VB, giấy tờ phải theo đúng QĐPL.

7. CQTC, chức danh NN bị mất con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trg thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện thì phải TB bằng VB cho CQ đã cấp GCN đký mẫu con dấu và CQ Công an cấp xã nơi xảy ra mất con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

8. CQTC bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ hoặc bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu quy định tại điểm b, c, d, đ khoản 1 Điều 18 Nghị định này phải nộp lại con dấu và GCN đký mẫu con dấu cho CQ đã cấp kèm theo Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

9. Con dấu đang sd bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho CQ đăng ký mẫu con dấu.

10. GCN đký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại GCN đký mẫu con dấu. T\hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại GCN đký mẫu con dấu và nộp lại GCN đký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho CQ đăng ký mẫu con dấu.

11. CQTC, chức danh NN khi cần phải giữ lại con dấu hết giá trị sd để phục vụ ctác lưu trữ, nghiên cứu lịch sử phải có VB gửi BNV để báo cáo TTg CP xem xét, QĐ.

12. Việc in mẫu con dấu của CQTC, chức danh NN để phục vụ ctác phải được quy định tại VB QPPL về lĩnh vực đó.