Chương 3

TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

(15 tiết)

Nội dung chương 3

3.1.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

3.2. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán tiền

3.3. Tổ chức thu nhận thông tin kt hàng tồn kho

3.4. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán bán hàng

3.5.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán khác

3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

• Chứng từ kế toán

• Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay

- Theo quyết định 15/2006 - QĐ/BTC

- Theo quyết định 48/2006 - QĐ/BTC

• Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ:

- Chứng từ bắt buộc

- Chứng từ hướng dẫn

• Tổ chức hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp:

- Xây dựng danh mục chứng từ

- Xây dựng nội dung, mẫu biểu

- Quy định việc lập, kiểm tra chứng từ

- Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ

- Tổ chức lưu chứng từ

3.2. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán tiền

Giải thích: Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt

(SĐ3.1)

A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên).

(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)

(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên 1.

(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)

(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) - người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ.

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt.

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt.

(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt.

(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu.

B- Kết thúc

Giải thích

Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt

(SĐ 3.2)

A) Bắt đầu: Bộ phận liên quan (người nhận tiền) chuẩn bị chứng từ liên quan đến chi tiền.

(1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi. Bộ phận này (KTT...) duyệt chi.

(2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (3 liên).

(3) KTT, chủ tài khoản ký phiếu chi (3 liên).

(4) Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đã ký, lưu liên 1.

(5) Chuyển phiếu chi liên 2, 3 cho thủ quỹ.

(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi (liên 2,3).

(7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3 chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ.

(8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt.

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ KTTM, chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt.

(10) Lưu phiếu chi ở Bộ phận kế toán tiền mặt.

(B) Kết thúc.

Giải thích: Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ tiền vay NH (SĐ 3.3)

(A) Bắt đầu

(1) Kế toán ngân hàng viết khế ơớc chuyển cho kế toán trơởng, chủ tài kho?n ký.

(2) Chuyển tr? khế ơớc cho kế toán ngân hàng.

(3) Khế ơớc vay chuyển ra ngân hàng, ngân hàng chấp thuận.

(4) Kế toán ngân hàng viết giấy lĩnh tiền hoặc UNC chuyển cho kế toán trơởng và chủ tài kho?n ký, sau đó chuyển cho ngân hàng (giấy lĩnh tiền: 2 liên; UNC viết 3 hoặc 4 liên).

(5) Ngân hàng làm thủ tục chi tiền (nếu lĩnh tiền mặt) hoặc ký UNC và chuyển tr? cho đơn vị hơởng tiền (1 liên) kế toán ngân hàng đơn vị (1 liên).

(6) Ngơời lĩnh tiền mặt nhận tiền từ ngân hàng (nếu vay bằng tiền mặt) viết giấy nộp tiền.

(7) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu, chuyển cho thủ quỹ thu tiền.

(8) Thủ quỹ thu tiền.

(9) Kế toán ngân hàng can cứ giấy lĩnh tiền (ủy nhiệm chi) nhận đơợc (liên 1) ghi sổ kế toán, chuyển cho bộ phận kế toán liên quan.

(10) Bộ phận kế toán liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển tr? chứng từ cho kế toán ngân hàng.

(11) Cuối ngày ngân hàng phát hành giấy báo số dơ TK.

(12) Kế toán ngân hàng lơu chứng từ.

(B) Kết thúc

Giải thích:

Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu TGNH

(SĐ 3.4)

(A) Bắt đầu

(1) Ngân hàng phục vụ đơn vị nhận Ủy nhiệm chi của khách hàng (liên 2,3).

(2a) Ngân hàng chuyển Ủy nhiệm chi cho kế toán TGNH nhận.

(2b) Cuối ngày ngân hàng phát hành giấy báo số dư tài khoản.

(3) Kế toán ngân hàng ghi sổ kế toán TGNH.

(4) Kế toán ngân hàng chuyển Ủy nhiệm chi cho bộ phận kế toán liên quan.

(5) (6) Kế toán liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả Ủy nhiệm chi cho kế toán ngân hàng.

(7) Kế toán ngân hàng lưu chứng từ.

(B) Kết thúc.

3.3. Qui trình lập, luân chuyển chứng từ hàng tồn kho

3.2.1. Qui trình lập, luân chuyển chứng từ.

? Phiếu nhập kho. (***)

? Phiếu xuất kho.

? Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

? Biên bản kiểm nghiệm

? Thẻ kho

? Phiếu báo vật tơ còn lại cuối kỳ

? Biên bản kiểm kê vật tơ, sản phẩm, hàng hoá.

Chú thích: Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ nhập vật tư, hàng hóa do mua ngoài (Sơ đồ 3.9)

(1)Khi xuất hiện nhu cầu vật tư, hàng hóa, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu.

(2)Phiếu yêu cầu được gửi đến phòng mua hàng hoặc phòng cung ứng vật tư được phụ trách phòng ký xác nhận.

(3)Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch mua vật tư, hàng hóa nhân viên phòng mua hàng hay phòng cung ứng làm các thủ tục để mua như thu thập báo giá, chọn và trình báo giá hợp lý nhất để trưởng phòng xác nhận, quyết định mua.

(4) Phòng mua hàng (CU) lập hợp đồng để giám đốc ký hợp đồng với người bán.

(5) Căn cứ vào hợp đồng đã ký phòng mua hàng (cung ứng) thông báo số lượng và thời hạn nhận hàng cho thủ kho.

(6) Hàng được người bán giao đến thủ kho hoặc được nhân viên phòng mua hàng (cung ứng) đưa về kho.

(6.1) Phòng mua hàng (cung ứng) lập phiếu nhập kho làm 2 liên.

(6.2) Phòng cung ứng (mua hàng) cùng người giao hàng hoặc người bán ký vào phiếu nhập kho.

(6.3) Phiếu nhập kho được chuyển 1 liên cho thủ kho.

(6.4) Thủ kho nhập hàng và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho rồi ký vào phiếu nhập kho.

(6.5) Thủ kho căn cứ vào PNK để ghi số lượng hàng đã nhập kho vào thẻ (sổ) kho.

(7) Người bán giao hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn (GTGT) cho nhân viên mua hàng (thuộc phòng mua hàng hoặc phòng cung ứng), đại diện của phòng ký vào hóa đơn mua hàng.

(8) Phiếu nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho, phiếu yêu cầu hóa đơn và hợp đồng được phòng mua hàng chuyển cho kế toán hàng tồn kho.

(9) Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi vào sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công).

(9') Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu vào máy tính (nếu kế toán trên máy).

(10) Kế toán hàng tồn kho chuyển bộ chứng từ mua vật tư, hàng hóa gồm: phiếu yêu cầu, hợp đồng, phiếu nhập kho, hóa đơn cho bộ phận kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan.

(11) Bộ phận kế toán liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi sổ kế toán.

Chú thích: Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật tư

(Sơ đồ 3.10)

(1) Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu có sự xác nhận của phụ trách kỹ thuật.

(2) Phiếu yêu cầu được chuyển cho phòng cung ứng để phụ trách phòng cung ứng ký.

(3) Căn cứ vào phiếu yêu cầu phòng cung ứng lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lưu).

(4) Người nhận vật tư (đại diện bộ phận có nhu cầu vật tư) mang 2 liên phiếu xuất kho xuống kho để làm thủ tục xuất kho.

(5) Thủ kho xuất vật tư rồi ghi số lượng vật tư xuất và ký vào phiếu xuất kho.

(6) Người nhận vật tư giữ 1 liên phiếu xuất kho, vật tư được giao đến bộ phận có nhu cầu sử dụng.

(7) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi thẻ (sổ) kho.

(8) Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho.

(9) Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán hàng tồn kho ghi sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công).

(9') Kế toán hàng tồn kho, nhập dữ liệu vào máy tính (nếu kế toán trên máy tính).

(10) Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và bộ phận kế toán liên quan.

(11) Từ bộ phận kế toán chi phí giá thành vào sổ kế toán có liên quan.

(12) Phiếu xuất kho được lưu giữ.